文書整理の仕事は、美術館に届く文書を分類・回覧し、それを資料として
活用できるように美術館や、作家の人名別のフォルダに整理しています。

美術館には、毎日たくさんの文書が届きます。

〇ポスター・・・道内、道外の展覧会や公募展等
〇展覧会、イベントなどのチラシやハガキ、レセプションの案内、公募展の案内
　雑誌、美術館などの月間、年間の事業案内、施設案内
〇出版物の案内・・・古書目録、オークション資料等
〇美術雑誌、美術新聞、広報誌
〇年報、研究紀要、美術館・博物館ニュース、要覧
〇図録、一般図書、ＣＤ、ＤＶＤ等
〇海外からの郵便物、各種依頼文（アンケートなど）各種通知文（移転、休業案内など）


週二回、当番が整理しますが、特に年度末、年度初めは多くの文書が届きます。

これらの文書は、決められた指示に従い分類し整理します。

・たとえば、ポスターは開けて見なくても分かるように裏に会期、展覧会名、
開催会場を記入しますが、表面にあとがつかないように、やわらかい６Ｂ鉛筆を使用し、
所定の場所に置きます。

・展覧会・イベントなどのチラシやハガキ、公募展の案内、美術館などの月間、
年間の事業案内は学芸員に回覧します。

・美術雑誌、美術新聞、年報、研究紀要、美術館・博物館ニュース、展覧会図録などは
図書担当が受け入れしたあと学芸員に回覧します。
その際、気を付ける事は寄贈先が分かるように、封筒、送り状を付けます。

・海外からの郵便物や、各種依頼文、通知文などは直接担当の学芸員に渡します。
この時も住所が分かるようにするため、封筒、送り状を付けます。



「展覧会・イベント」「図書案内」「他館資料」「美術雑誌」「学芸員へ直接渡すもの」
などの分類ケースに分けているところです。



分類した文書は再利用した大きな封筒やファイルに入れて作業した日付を記入し回覧します。



分類、整理が終わったところです。
学芸員に回覧する文書、展覧会のチラシ、ハガキなどです。


回覧が終わり戻ると、戻った日付を記録し、展覧会・イベントのチラシやハガキは、
美術館やギャラリー、個人作家別のファイルに配架します。


次は「文書整理の配架」についてご紹介します。

→文書整理２「文書整理２　配架」に続きます。